Fluktuation in der öffentlichen Verwaltung: Ursachen und wirksame Gegenmaßnahmen

Wie hoch ist die Fluktuation in der öffentlichen Verwaltung wirklich?

Die reine Wechselquote wirkt beruhigend. In der öffentlichen Verwaltung liegt die Fluktuation bei 13,6 Prozent und damit am unteren Ende aller Wirtschaftsbereiche. Quer über die deutsche Wirtschaft dreht sich das Personalkarussell mit einem Durchschnitt von 31,4 Prozent, also mehr als doppelt so schnell.

Diese Ruhe kommt nicht von überragender Zufriedenheit. Sie entsteht aus hohen Wechselhürden. Unbefristete Stellen, Beamtenstatus, ortsgebundene Laufbahnen und Anrechnungsregeln halten Menschen im Haus, auch wenn sie innerlich längst mit dem Absprung liebäugeln. Das Bleibebarometer Öffentlicher Dienst befragte über 9.000 Beschäftigte und fand einen Widerspruch. Die Zufriedenheit mit der eigenen Aufgabe ist hoch, doch 80 Prozent können sich einen Arbeitgeberwechsel vorstellen, ein Drittel davon sogar in die Privatwirtschaft (next:public).

Vier Kennzahlen ordnen die Lage ein, bevor du dich von der niedrigen Quote täuschen lässt:

Die niedrige Zahl verdeckt das eigentliche Risiko. Wer heute bleibt, weil ein Wechsel schwerfällt, ist morgen kein Garant für Motivation. Und die Beschäftigten, die trotz aller Hürden gehen oder in Pension wechseln, hinterlassen Lücken, die sich kaum noch schließen lassen. Mehr zum Zusammenhang von Bindung und Benefit liest du in unserem Beitrag Wie sinnvoll ist eine bKV zur Mitarbeiterbindung?.

Was kostet dich ein Mitarbeiterabgang in einer Behörde?

Jeder Abgang zieht Kosten nach sich, die im Haushaltsplan meist nirgends auftauchen. Ausschreibung, Auswahlverfahren, Einarbeitung, Überstunden im Team und liegengebliebene Vorgänge summieren sich still. Studien beziffern die Gesamtkosten eines Abgangs auf 90 bis 200 Prozent eines Jahresgehalts.

Das Kompetenz Center Mitarbeiterbindung setzt den Mindestbetrag bei rund 43.069 Euro pro Fall an. Nach oben ist viel Luft, sobald eine Fachkraft schwer zu ersetzen ist. Den größten Anteil trägt die Vakanzzeit. Die Time-to-Hire liegt in Deutschland im Schnitt bei 106 Tagen (Bundesagentur für Arbeit), und in stark umkämpften Bereichen dauert die Nachbesetzung deutlich länger. In dieser Zeit trägt das restliche Team die Last.

Vier Kostenblöcke zeigen, wo sich der Aufwand versteckt:

Rechne es an einer Sachbearbeiterin im gehobenen Dienst durch, die nach 15 Jahren in den Ruhestand geht. Ihr Wissen über Verfahren, Aktenlagen und Ansprechpartner lässt sich nicht in einer Übergabemappe festhalten. Bis die Nachfolge selbstständig arbeitet, vergehen leicht sechs bis zwölf Monate, und in dieser Phase bearbeitet das Team weniger Fälle bei gleicher Erwartung der Bürger.

In Behörden höre ich oft, Fluktuation sei kein Thema, weil kaum jemand kündigt. Der teure Teil sind aber die Pensionierungswellen und die stillen Abgänge in die Wirtschaft. Wer erst reagiert, wenn die Kündigung auf dem Tisch liegt, zahlt doppelt.

Patrick Steeger, bKV-Experte

Wie du die Rechnung für dein Haus aufmachst, zeigt unser Beitrag Was kostet eine bKV pro Mitarbeiter und Monat? im Vergleich zu den Kosten eines einzigen Abgangs.

Warum kehren Beschäftigte der Verwaltung dem Amt den Rücken?

Die Aufgabe selbst ist selten das Problem. Beschäftigte im öffentlichen Dienst bewerten ihre Tätigkeit, das Kollegium und den gesellschaftlichen Sinn ihrer Arbeit überwiegend positiv (next:public). Was fehlt, liegt woanders. Wertschätzung von oben, Entwicklungswege und moderne Ausstattung bleiben auf der Strecke.

Fast die Hälfte der Befragten gibt an, von den Vorgesetzten wenig oder keine Anerkennung zu bekommen. Genau an diesem Punkt entsteht die Wechselbereitschaft, auch wenn sie oft erst spät in eine echte Kündigung mündet. Vier Gründe tauchen in den Befragungen immer wieder auf:

Diese Gründe liegen fast alle im Einflussbereich des Arbeitgebers. Führung, Anerkennung und sichtbare Leistungen kosten deutlich weniger als ein Abgang und wirken oft schneller als jede Ausschreibung.

Welche Rolle spielt die Gesundheit in der Verwaltung?

Gesundheit ist in der öffentlichen Verwaltung ein größeres Thema, als viele Häuser wahrhaben wollen. Beschäftigte der öffentlichen Verwaltung fehlen im Schnitt 25,5 Krankheitstage pro Jahr (BKK). Über alle Beschäftigten liegt der Wert bei 22,3 Tagen (BKK), nach der Rechnung des Statistischen Bundesamts bei 14,8 Tagen. Die Verwaltung liegt also klar über dem Durchschnitt.

Die Unterschiede nach Laufbahn springen ins Auge. Im einfachen Dienst summieren sich die Fehltage auf ein Vielfaches des höheren Dienstes. Dahinter stehen Belastungen wie Publikumsdruck, monotone Abläufe, hohe Fallzahlen und psychische Beanspruchung. Langzeiterkrankungen von mehr als sechs Wochen machten 2024 rund 40 Prozent aller Fehltage aus (AOK), und ein großer Teil davon geht auf Muskel-Skelett-Beschwerden und psychische Diagnosen zurück.

Fehltage und Fluktuation hängen zusammen. Wer sich krank und ausgelaugt fühlt, sucht eher das Weite oder fällt lange aus, was das restliche Team zusätzlich belastet. Genau hier setzt Prävention an. Sie senkt Fehltage und signalisiert zugleich, dass der Arbeitgeber sich um die Menschen kümmert.

Mit welchen Maßnahmen senkst du die Fluktuation in der Verwaltung?

Am Tarifgehalt kannst du in einer Behörde kaum drehen. An fast allem anderen schon. Die Gründe für Wechselgedanken liegen bei Führung, Anerkennung, Entwicklung und Gesundheit, und genau dort setzt du an, ohne den Haushalt zu sprengen.

Wirksam wird ein Bündel aus mehreren Feldern statt einer Einzelaktion. Sechs Handlungsfelder haben sich bewährt, vom Führungsstil bis zum Gesundheitsbenefit:

Die ersten Felder brauchen vor allem Haltung und Zeit der Führungskräfte. Die letzten beiden lassen sich mit überschaubarem Budget umsetzen und wirken sofort sichtbar, weil jeder Beschäftigte sie im Alltag spürt. Gerade eine bKV ist ein Benefit, den auch der Tarifvertrag nicht abbildet und der deshalb aus der Masse heraussticht.

Wie wirken BGM und eine bKV gegen die Fluktuation in Behörden?

Betriebliches Gesundheitsmanagement, kurz BGM, bündelt alle Maßnahmen, mit denen ein Arbeitgeber die Gesundheit der Belegschaft schützt und fördert. Von der Gefährdungsbeurteilung über Ergonomie bis zur psychischen Entlastung reicht die Spanne. In einer Verwaltung mit 25,5 Fehltagen im Schnitt ist das kein Randthema, sondern ein Hebel auf Haushalt und Teamstärke.

Eine betriebliche Krankenversicherung ergänzt das BGM um einen Baustein, den Beschäftigte unmittelbar merken. Sie bekommen ein jährliches Gesundheitsbudget, das sie für Zahnersatz, Sehhilfen, Vorsorge oder Heilpraktiker nutzen. Eine Gehaltserhöhung gilt nach kurzer Zeit als selbstverständlich, dieser Nutzen dagegen taucht bei jedem Arztbesuch wieder auf. So wird Wertschätzung im Alltag greifbar, ohne dass du den Tarif anfasst. Fünf Tarife setzt du direkt ein:

Ein 300-Euro-Budget startet also bei rund 8 Euro im Monat, ein 600-Euro-Budget bei etwa 20 Euro. Gegen die 43.069 Euro, die ein einziger Abgang mindestens kostet, ist das ein kleiner Posten. Welche Tarife zu deinem Haus passen, klärt der kostenlose bKV-Tarifcheck.

Behörden können bei Bezahlung selten glänzen, bei Fürsorge dagegen schon. Eine bKV ist die kleine Leistung, die im Bewerbungsgespräch und beim Bleiben den Unterschied macht, weil sie zeigt, dass hinter der Verwaltung Menschen stehen, die mitdenken.

Patrick Steeger, bKV-Experte

Wie führst du die Maßnahmen in deiner Behörde ein?

Der Weg von der Idee zum wirksamen Benefit ist kürzer, als viele Verwaltungen annehmen. Wichtig ist, dass du klein anfängst, die Personalvertretung früh einbindest und das Angebot sichtbar machst. Fünf Schritte haben sich bewährt:

• Analysieren. Schau dir Fehltage, Altersstruktur und die Ergebnisse der letzten Mitarbeiterbefragung an. So weißt du, wo der Schuh drückt.
• Führung stärken. Setz bei Anerkennung und Feedback an, denn das trifft den häufigsten Grund für Wechselgedanken ohne zusätzliches Budget.
• Benefit auswählen. Wähle einen bKV-Tarif, der zum Budget passt, und rechne den Sachbezug bis 50 Euro sauber durch.
• Personalvertretung einbinden. Hol den Personalrat früh an den Tisch, das beschleunigt die Einführung und schafft Rückhalt.
• Kommunizieren. Erklär den Nutzen mit Beispielen aus dem Alltag, damit jeder den Wert sofort erkennt.

Eine Struktur für die Einführung liefert der Beitrag bKV einführen: In 7 Schritten zum Mitarbeiter-Benefit. Wie sich das mit Nachbarbranchen vergleicht, zeigt unser Beitrag zur Fluktuation im Gesundheitswesen, wo der Personaldruck noch höher ist.

Die niedrige Fluktuationsquote in der Verwaltung ist kein Ruhekissen, sondern eine Frist. Solange Beschäftigte bleiben, hast du die Chance, sie mit Führung, Gesundheit und spürbaren Leistungen zu binden. Wer diese Zeit nutzt, steht besser da, wenn die Pensionierungswelle rollt und dem Staat schon heute über 570.000 Kräfte fehlen.

Häufige Fragen