Pauschalversteuerung der bKV nach § 40 EStG: Wann lohnt sie sich?

Warum wird die Pauschalversteuerung überhaupt zum Thema?

Als arbeitgeberfinanzierter Sachbezug bleibt der bKV-Beitrag bis zur Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro im Monat pro Person steuer- und sozialabgabenfrei (§ 8 Abs. 2 EStG). Voraussetzung ist, dass du als Arbeitgeber Versicherungsnehmer bist und deinen Beschäftigten den Versicherungsschutz als Sachleistung zuwendest. In diese Grenze zählen alle Sachbezüge desselben Monats hinein, ein Tankgutschein oder eine andere Sachzuwendung schmälert den Spielraum also mit.

Viele Budgettarife bewegen sich innerhalb dieser 50 Euro und bleiben damit abgabenfrei. Sobald du deinen Leuten aber ein höheres Budget einräumst, etwa für Zahnersatz, Sehhilfen oder stationäre Zusatzleistungen, reicht die Freigrenze nicht mehr. Ab dem ersten Cent über 50 Euro wird der gesamte Beitrag steuerpflichtig, weil es sich um eine Freigrenze und nicht um einen Freibetrag handelt.

Genau an diesem Punkt kommt die Pauschalversteuerung ins Spiel. Du musst den Vorteil dann nicht individuell über die Lohnabrechnung jedes Einzelnen laufen lassen, sondern kannst die Lohnsteuer selbst mit einem pauschalen Satz übernehmen. Wie die Freigrenze im Detail wirkt, haben wir unter bKV Steuer und Sachbezug ausführlicher beschrieben.

Was passiert, wenn der Beitrag über 50 Euro steigt?

Überschreitet der monatliche Beitrag die Freigrenze, hast du grundsätzlich drei Möglichkeiten, den geldwerten Vorteil zu behandeln. Alle drei führen zu einem korrekten Lohnsteuerabzug, unterscheiden sich aber deutlich darin, wer die Steuer trägt und wie es sozialversicherungsrechtlich aussieht.

Die erste Möglichkeit ist die Pauschalversteuerung nach § 40 Abs. 1 EStG mit einem eigens ermittelten Satz. Die zweite ist die Pauschalierung nach § 37b EStG mit festen 30 Prozent auf Sachzuwendungen. Die dritte ist die Individualversteuerung, bei der der Vorteil ganz normal beim einzelnen Beschäftigten über die Lohnabrechnung versteuert wird. Bevor du dich festlegst, hilft ein direkter Vergleich der Wirkung.

Für die bKV ist der Weg über § 40 Abs. 1 EStG in der Praxis besonders verbreitet, weil er die Leistung für deine Beschäftigten netto attraktiv hält. Die Details dazu schauen wir uns jetzt genauer an.

Wie funktioniert die Pauschalierung nach § 40 Abs. 1 EStG?

Bei diesem Weg behandelst du den bKV-Beitrag als sonstigen Bezug und übernimmst die darauf entfallende Lohnsteuer selbst. Deine Beschäftigten müssen den Vorteil dann nicht in ihrer eigenen Einkommensteuer angeben, weil die pauschale Steuer eine abgeltende Wirkung hat. Der Nettowert der bKV bleibt für sie also ungeschmälert erhalten.

Der Gesetzgeber knüpft die Pauschalierung nach § 40 Abs. 1 EStG an zwei Bedingungen. Du gewährst den Bezug einer größeren Zahl von Beschäftigten, und die pauschal besteuerten sonstigen Bezüge bleiben je Person und Kalenderjahr innerhalb von 1.000 Euro (§ 40 Abs. 1 Satz 3 EStG). Bei einem bKV-Beitrag von rund 55 bis 80 Euro im Monat liegst du mit dem Jahreswert klar in diesem Rahmen.

In der Umsetzung wird der Beitrag häufig als Jahresbetrag gebucht, damit er sauber als sonstiger Bezug erfasst werden kann. Deine Lohnbuchhaltung ordnet den Vorteil dem richtigen Lohnkonto zu und dokumentiert die Grundlage für die spätere Meldung. Praktische Hinweise dazu findest du unter bKV in der Lohnbuchhaltung.

Viele Arbeitgeber unterschätzen, dass die Pauschalversteuerung nach § 40 Abs. 1 EStG kein Standardverfahren aus der Software ist. Sie braucht einen Antrag und eine saubere Berechnung, dafür bleibt die Leistung für das Team spürbar wertvoll.

Patrick Steeger, bKV-Experte

Wie wird der pauschale Steuersatz ermittelt und beantragt?

Der Satz bei § 40 Abs. 1 EStG ist kein fester Prozentwert, sondern wird für deinen Betrieb einzeln berechnet. Grundlage ist der durchschnittliche Steuersatz der Beschäftigten, die die bKV erhalten. Dafür werden die durchschnittlichen Jahresarbeitslöhne und die durchschnittliche Jahreslohnsteuer der begünstigten Gruppe herangezogen, aufgeschlüsselt nach Steuerklassen.

Ein wichtiger Punkt bei der Berechnung ist, dass die Übernahme der Lohnsteuer durch dich selbst wieder einen geldwerten Vorteil darstellt. Dieser wird in die Ermittlung eingerechnet, man spricht deshalb von einem Nettosteuersatz. In der Praxis liegt der so ermittelte Satz häufig in einer Spanne von etwa 15 bis 25 Prozent, abhängig von der Gehalts- und Steuerklassenstruktur deiner Belegschaft.

Den Antrag stellst du beim Betriebsstättenfinanzamt. Ihm liegt eine Berechnung bei, die den durchschnittlichen Steuersatz nachvollziehbar herleitet. Die Zulassung ist eine Ermessensentscheidung des Finanzamts, du hast also keinen automatischen Anspruch und solltest die Unterlagen entsprechend sorgfältig aufbereiten. Der Antrag umfasst üblicherweise diese Angaben.

• Anzahl der begünstigten Beschäftigten, gegliedert nach Steuerklassen
• durchschnittlicher Jahresarbeitslohn der begünstigten Gruppe
• durchschnittliche Jahreslohnsteuer je Steuerklasse
• geplante Höhe des jährlichen bKV-Beitrags je Person

Wie wirkt die Pauschalierung auf die Sozialversicherung?

Neben der Lohnsteuer entscheidet die sozialversicherungsrechtliche Behandlung darüber, wie günstig ein Weg am Ende ist. Hier zeigt sich der eigentliche Vorzug der Pauschalierung nach § 40 Abs. 1 EStG gegenüber der Variante mit 30 Prozent nach § 37b EStG.

Laufende Bezüge, die du nach § 40 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG pauschal versteuerst, gelten nach § 1 der Sozialversicherungsentgeltverordnung nicht als Arbeitsentgelt, soweit es sich nicht um einmalig gezahltes Arbeitsentgelt handelt. Damit fallen auf den bKV-Beitrag in der Regel keine Sozialabgaben an, weder bei dir noch bei deinen Beschäftigten. Bei der Pauschalierung nach § 37b EStG bleibt die Sachzuwendung dagegen beitragspflichtig in der Sozialversicherung.

Der Vorbehalt zum einmalig gezahlten Arbeitsentgelt zeigt, warum die Buchung und der Zahlungsrhythmus sauber abgestimmt sein müssen. Ob euer Fall die Beitragsfreiheit erreicht, klärt deine Lohnbuchhaltung anhand der tatsächlichen Abrechnung. Für Sicherheit lässt du den Einzelfall von deiner Lohnbuchhaltung prüfen.

Welche Vorteile und Grenzen bringt der Weg über § 40 Abs. 1?

Ob sich die Pauschalversteuerung für dich rechnet, hängt von der Größe deiner Belegschaft und vom Beitrag ab. Die Leistung bleibt für dein Team netto attraktiv, weil du die Steuer trägst und die Sozialabgaben in der Regel entfallen. Dem steht ein gewisser Aufwand gegenüber.

Bevor du dich entscheidest, lohnt eine nüchterne Gegenüberstellung. Die folgenden Punkte fassen zusammen, was für den Weg spricht und wo seine Grenzen liegen.

• Vorteil, deine Beschäftigten erhalten den vollen Wert der bKV ohne eigenen Steuer- oder Beitragsabzug
• Vorteil, laufende Bezüge bleiben bei § 40 Abs. 1 EStG in der Regel sozialabgabenfrei
• Vorteil, du kannst höhere Budgets zusagen, als die Freigrenze von 50 Euro erlaubt
• Grenze, der Weg setzt eine größere Zahl begünstigter Beschäftigter voraus
• Grenze, du brauchst einen Antrag und eine belastbare Berechnung des Durchschnittssteuersatzes
• Grenze, die pauschale Steuer ist ein echter Kostenblock für dich als Arbeitgeber

Für kleinere Teams oder sehr niedrige Beiträge bleibt die Sachbezugsfreigrenze meist der einfachere Weg. Ab welcher Größenordnung sich der Aufwand lohnt, klärst du am besten gemeinsam mit deiner Lohnbuchhaltung und einem Tarifvergleich.

Wann lohnt sich die Pauschalversteuerung, wann die Freigrenze?

Die Entscheidung folgt einer einfachen Logik. Liegt der Beitrag samt aller anderen Sachbezüge sicher unter 50 Euro im Monat, nutzt du die Sachbezugsfreigrenze und sparst dir jeden zusätzlichen Verwaltungsschritt. Willst du deinen Leuten mehr bieten, wird die Pauschalversteuerung zur Option.

Ein höheres Budget wirkt in der Personalgewinnung oft stärker als eine Erhöhung, die nach Steuern und Abgaben schrumpft. Wenn du die bKV gezielt zur Bindung einsetzt, kann der über § 40 Abs. 1 EStG finanzierte Mehrwert diesen Effekt verstärken. Mehr dazu liest du unter bKV und Mitarbeiterbindung.

Rechne beide Varianten für deinen Betrieb durch, mit der tatsächlichen Belegschaftsstruktur und dem geplanten Beitrag. Steuerthemen bleiben Einzelfallentscheidungen, deshalb gehört die verbindliche Prüfung zu deiner Lohnbuchhaltung und deinem Steuerberater. Welche Tarife zu deinem Vorhaben passen, zeigt dir unsere Tarifübersicht.

Meine Empfehlung an Arbeitgeber lautet, erst das gewünschte Budget zu definieren und dann den Versteuerungsweg zu wählen. Wer umgekehrt vorgeht, verschenkt oft Spielraum bei der Wirkung fürs Team.

Patrick Steeger, bKV-Experte

Häufige Fragen