Wie läuft die bKV in der Lohnbuchhaltung?

Warum landet die bKV überhaupt im Lohnbüro?

Du hast die betriebliche Krankenversicherung (bKV) für dein Team beschlossen, den Anbieter ausgewählt und die Verträge unterschrieben. Damit ist die Sache aber noch nicht erledigt. Denn jetzt kommt der Teil, der über Erfolg oder Ärger entscheidet: die Lohnabrechnung.

Die bKV ist ein geldwerter Vorteil. Das bedeutet, deine Mitarbeiter bekommen eine Leistung mit echtem Geldwert, ohne dafür extra Lohn zu sehen. Solche Vorteile muss das Finanzamt einordnen, und genau das passiert im Lohnbüro. Wer hier sauber arbeitet, hält die bKV steuerfrei. Wer schludert, zahlt am Ende Steuern und Sozialabgaben nach.

Im Kern geht es um drei Fragen, die du in dieser Reihenfolge klärst: Handelt es sich um einen Sachbezug? Bleibt der Beitrag unter der Freigrenze? Und welche Lohnart buchst du dafür? Diesen roten Faden gehen wir jetzt Schritt für Schritt durch.

Ist die bKV ein Sachbezug oder Barlohn?

Diese Frage entscheidet alles Weitere, denn nur als Sachbezug bleibt die bKV überhaupt steuerlich begünstigt. Ein Sachbezug ist eine Sachleistung statt Geld, hier also der Versicherungsschutz selbst. Barlohn dagegen ist Geld, das dein Mitarbeiter frei verwenden kann.

Der Unterschied hängt davon ab, wer den Vertrag abschließt und was dein Mitarbeiter bekommt. Schließt du als Arbeitgeber den Vertrag ab und dein Team erhält ausschließlich Versicherungsschutz, liegt ein Sachbezug vor. Zahlst du dagegen Geld aus, damit sich der Mitarbeiter selbst versichert, wird daraus Barlohn, und der ist voll steuerpflichtig.

So unterscheiden sich die beiden Wege in der Praxis:

Beispiel: Du schließt bei der Hallesche einen Gruppenvertrag ab und meldest deine 20 Mitarbeiter an. Jeder erhält nur die Versicherungsleistung, niemand bekommt Geld auf das Konto. Damit ist die bKV ein Sachbezug. Mehr zur sauberen Abgrenzung liest du im Beitrag zum bKV Sachbezug und der Steuer.

Die meisten Nachzahlungen entstehen nicht durch die bKV selbst, sondern durch den Tankgutschein, den niemand im Lohnbüro auf dem Schirm hatte.

Patrick Steeger, bKV-Experte

Wie prüfst du die 50-Euro-Freigrenze richtig?

Bleibt die bKV unter 50 Euro im Monat, ist sie für deinen Mitarbeiter steuer- und sozialabgabenfrei. Das macht den Tarif zum echten Netto-Geschenk. Doch die Grenze hat eine Tücke, die viele übersehen.

Es ist eine Freigrenze, kein Freibetrag. Ein Freibetrag bleibt immer frei, und nur der Teil darüber wird besteuert. Eine Freigrenze kippt dagegen komplett: Sobald die Summe 50 Euro übersteigt, wird der gesamte Betrag steuer- und beitragspflichtig, nicht nur der Cent darüber. Und in diese Grenze zählen alle Sachbezüge eines Monats zusammen, nicht nur die bKV.

Rechne deshalb vor jedem Monat zusammen, was dein Mitarbeiter sonst noch an Sachbezügen bekommt:

Beispiel: Im obigen Fall reißt dein Mitarbeiter die Grenze um 5 Euro. Folge: Alle 55 Euro werden steuer- und beitragspflichtig, auch die bKV. Plane den Puffer deshalb von Anfang an mit ein.

Welche Lohnart stellst du im Lohnprogramm ein?

Steht fest, dass die bKV ein steuerfreier Sachbezug bleibt, brauchst du dafür die passende Lohnart. Eine Lohnart ist der Schlüssel im Lohnprogramm, der festlegt, wie ein Betrag steuerlich und sozialversicherungsrechtlich behandelt wird. Mit der falschen Lohnart läuft selbst ein korrekter Beitrag falsch durch.

In DATEV Lohn und Gehalt nutzt du für den steuer- und sozialabgabenfreien Fall die Stammlohnart 2480 für steuerfreien Sachbezug. Damit erscheint der Beitrag auf der Abrechnung, mindert aber weder das Netto noch erzeugt er Abgaben. Versteuerst du pauschal, kommen stattdessen die Schlüssel 80, 81 oder 82 zum Einsatz.

Diese Lohnarten ordnest du den Fällen so zu:

Nutzt du ein anderes Lohnprogramm, suchst du dort nach der gleichen Logik: ein steuerfreier Sachbezug ohne SV-Pflicht. Die Bezeichnung unterscheidet sich, das Prinzip bleibt gleich.

Was tust du, wenn der Beitrag über 50 Euro liegt?

Manche Tarife liegen bewusst über der Freigrenze, etwa wenn du ein großzügiges Budget anbietest. Dann fällt der Vorteil nicht weg, er wird nur anders versteuert. Du hast dafür drei Wege, und jeder hat eigene Folgen für dich und dein Team.

Welcher Weg passt, hängt davon ab, wer die Steuer tragen soll und ob Sozialabgaben anfallen. Die drei Optionen im Überblick:

Die Pauschalsteuer trägst immer du als Arbeitgeber, nicht der Mitarbeiter. Bei der Pauschalbesteuerung nach § 37b EStG sind das 30 Prozent, dafür bleibt der Mitarbeiter brutto wie netto unberührt (§ 37b EStG). Die Variante nach § 40 Abs. 1 EStG kann beitragsfrei bleiben, setzt aber einen Antrag beim Finanzamt voraus (§ 40 Abs. 1 EStG).

Bleibt die bKV in der Sozialversicherung beitragsfrei?

Die Steuer ist die eine Seite, die Sozialversicherung die andere. Beide laufen meist parallel, aber nicht immer. Deshalb lohnt der eigene Blick darauf, sonst rutschen dir Beiträge durch.

Innerhalb der 50-Euro-Freigrenze ist die bKV komplett beitragsfrei. Es fallen also weder für dich noch für deinen Mitarbeiter Sozialabgaben an. Übersteigt der Beitrag die Grenze oder versteuerst du pauschal nach § 37b EStG, wird der Vorteil in der Regel beitragspflichtig (§ 37b EStG).

So hängen Steuer und Sozialversicherung zusammen:

Die beitragsfreie Variante nach § 40 Abs. 1 EStG ist der Grund, warum sich der Antragsaufwand bei höheren Budgets oft lohnt. Du sparst dir die Sozialabgaben, obwohl du über der Freigrenze liegst.

Wie sieht der Ablauf im Lohnbüro Schritt für Schritt aus?

In der Praxis läuft die bKV jeden Monat den gleichen Pfad durch das Lohnbüro. Wenn du diesen Pfad einmal sauber aufsetzt, läuft die Abrechnung danach fast von selbst. Deshalb lohnt es sich, die Schritte einmal festzuhalten.

Diese Reihenfolge führt dich sicher durch jeden Abrechnungslauf:

1. Prüfe, ob die bKV ein echter Sachbezug ist, also du den Vertrag hältst und nur Schutz fließt.
2. Zähle alle Sachbezüge des Monats zusammen und vergleiche die Summe mit der 50-Euro-Grenze.
3. Wähle die passende Lohnart, also Stammlohnart 2480 für den steuerfreien Fall.
4. Entscheide bei Überschreitung über Pauschalsteuer oder regulären Arbeitslohn.
5. Weise den Beitrag als eigene Zeile auf der Lohnabrechnung aus, etwa als bKV-Sachbezug.

Den passenden Tarif für dein Budget findest du über den Tarifcheck, und einen direkten Vergleich der Anbieter liefert dir der Anbietervergleich. So weißt du schon vor der Abrechnung, ob du unter oder über der Freigrenze landest.

Welche Fehlerquellen kosten dich am häufigsten Geld?

Die meisten Nachzahlungen entstehen nicht durch schwierige Sonderfälle, sondern durch dieselben paar Flüchtigkeitsfehler. Wer sie kennt, vermeidet sie mühelos. Deshalb sammeln wir hier die typischen Stolpersteine.

Diese drei Fehler tauchen in der Praxis am häufigsten auf:

• Die Freigrenze nur für die bKV prüfen und Tankgutschein oder Sachbezugskarte vergessen.
• Einen Jahresbeitrag falsch auf die Monate verteilen und so die Grenze rechnerisch reißen.
• Eine Lohnart wählen, die den Beitrag versteuert, obwohl er steuerfrei bleiben dürfte.

Wie du jeden dieser Fehler vermeidest, klappst du hier auf:

Hast du die bKV erst noch vor dir, hilft dir der Leitfaden zum bKV einführen als Arbeitgeber. Tiefer ins Thema steigst du über unser Wissen ein.

Welche Fragen tauchen im Lohnbüro immer wieder auf?

Zum Abschluss beantworten wir die Fragen, die uns aus der Lohnbuchhaltung am häufigsten erreichen. Sie decken die Punkte ab, an denen es im Alltag hakt.

Bleibt danach etwas offen, findest du Antworten auf weitere Detailfragen in unserer FAQ.

Häufige Fragen